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Mit der Einrichtung eines Compliance Management Systems (CMS) ist es nicht getan. Ein CMS bedarf der ständigen Kontrolle und Verbesserung. Ein hilfreiches Tool ist ein externes Hinweisgebersystem (Ombudsmann).

1. Kontrolle eines CMS

Kontrolle meint: Der Compliance-Verantwortliche – also die Geschäftsleitung oder der von ihr damit beauftragte Compliance Officer – muss sicherstellen, dass Compliance-Verstöße möglichst frühzeitig erkannt werden. Dabei erfolgt die Identifikation tatsächlicher oder vermeintlicher Verstöße in der Regel nicht durch die Geschäftsleitung bzw. den Compliance Officer selbst, sondern durch die übrigen Mitarbeiter des Unternehmens oder auch unternehmensexterne Dritte.

2. Herausforderungen bei der Meldung von Verstößen

Erkennt nun ein Mitarbeiter tatsächliche oder vermeintliche Verstöße, so fällt deren Meldung erfahrungsgemäß insbesondere dann schwer, wenn es sich um einen Kollegen auf der Ebene der Gleichordnung handelt – erst recht, wenn es sich um einen in der Hierarchie höherstehenden Kollegen handelt, gar den eigenen Vorgesetzten.

3. Externes Hinweisgebersystem (Ombudsmann)

Zur Reduzierung dieser Hemmschwelle und zur optimalen Wahrung der Vertraulichkeit hat es sich bewährt, ein externes Hinweisgebersystem zu installieren. Für die sogenannten Whistleblower steht dabei ein Ombudsmann als Ansprechpartner zur Verfügung. Bei letzterem handelt es sich idealerweise um eine Person, die schon von Berufs wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, wie ein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die Einbindung eines solchen Experten hat auch den Vorteil, dass oftmals eher eine rasche erste Einordung dazu erfolgen kann, ob tatsächlich ein Compliance-Verstoß vorliegt. Auch können so rein denunzierende Meldungen, denen nicht einmal ein vermeintlicher Compliance Verstoß zugrunde liegt, besser aussortiert werden.

Gerne übernehme ich für Ihr Unternehmen die Aufgabe eines Compliance Ombudsmanns bzw. eines Vertrauensanwalts. Da dabei der Aspekt der sogenannten Criminal Compliance erfahrungsgemäß oft zu kurz kommt – schon weil häufig die strafrechtliche Expertise des Beraters fehlt -, lege ich darauf mein besonderes Augenmerk.